WhatsApp ist inzwischen nicht nur ein beliebtes Kommunikationsmittel im privaten Bereich, sondern findet auch zunehmend Einsatz in der beruflichen Kommunikation, insbesondere im Bewerbungsprozess, in der Kundenkommunikation und im Marketing. Mit mehr als zwei Milliarden Nutzern weltweit bietet WhatsApp eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, mit potenziellen Arbeitnehmern in Kontakt zu treten. Darüber hinaus sind für viele Unternehmen die vielseitigen Vorteile von WhatsApp im Recruiting ausschlaggebend. Doch gerade, weil immer mehr Unternehmen erkannt haben, dass WhatsApp für sie die ideale Lösung im Recruiting und Bewerbermanagement ist, stellt sich eine wichtige Frage: Wie steht es um den Datenschutz bei Bewerbungen über WhatsApp?
Der Datenschutz ist ein zentrales Anliegen in der digitalen Kommunikation, vor allem wenn es um sensible Daten wie Bewerbungsinformationen geht. Grundlegend basiert der Datenschutz auf Prinzipien wie der Datensparsamkeit, der Zweckbindung, der Transparenz und der Sicherheit der Datenverarbeitung. Diese Prinzipien sind insbesondere in der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankert, die strenge Richtlinien für die Verarbeitung personenbezogener Daten vorgibt.
Bei der Nutzung von WhatsApp für Bewerbungen ergeben sich spezifische Herausforderungen. WhatsApp ist als Teil der Meta-Unternehmensgruppe bekannt dafür, Zugriff auf umfangreiche Daten seiner Nutzer zu haben. Dies wirft Fragen hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes auf, besonders wenn es um den Austausch von persönlichen und beruflichen Informationen geht.
Unternehmen, die WhatsApp für die Kommunikation mit Bewerbern nutzen, müssen daher sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Dies umfasst unter anderem den Verzicht auf die herkömmliche WhatsApp Business App und stattdessen die Nutzung der WhatsApp Business API Schnittstelle.
WhatsApp bietet als Instrument für die Bewerberkommunikation zahlreiche Vorteile. Auch wenn die WhatsApp Business App längst nicht alle Funktionen enthält, die ein professionelles Recruiting mit WhatsApp zu bieten hat, entscheiden sich einige Unternehmen dazu, WhatsApp Business für die Bewerberkommunikation zu nutzen. Meistens ist der Hauptgrund, dass die kostenlose WhatsApp Business App in wenigen Minuten heruntergeladen und eingerichtet ist. Doch diese Bequemlichkeit bereitet nicht nur Kopfzerbrechen bei Datenschutzexperten, sondern kommt den Unternehmen durch Strafzahlungen und Abmahnungen oft teuer zu stehen. Wir zeigen Ihnen nun, warum die WhatsApp Business App weder in der Bewerberkommunikation noch in der Kundenkommunikation oder im Marketing DSGVO-konform ist.
WhatsApp-Chats sind in der Regel Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das bedeutet, dass WhatsApp und der Mutterkonzern Meta Platforms keinen direkten Zugriff auf die Inhalte von Gesprächen wie Texte, Medien und sonstige Daten haben. Unter bestimmten Bedingungen können allerdings Chats auf den Servern von WhatsApp zwischengespeichert werden. Beispielsweise, wenn Nachrichten aufgrund einer fehlenden Internetverbindung des empfangenden Nutzers diesem vorübergehend nicht zugestellt werden können. Auch Backups von in die Cloud hochgeladenen Chatverläufen werden auf WhatsApp Servern gespeichert. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind insbesondere die sogenannten Metadaten relevant, die ebenfalls erfasst und gespeichert werden. Dazu gehören folgende Informationen:
Auch wenn diese Daten auf den ersten Blick keine eindeutigen Informationen über den Inhalt des Gesprächs preisgeben, lassen sich mithilfe solcher Informationen relativ aussagekräftige Nutzerprofile erstellen.
Problem Nr. 1: Verarbeitung personenbezogener Metadaten
Ein großes Problem ist die bereits erwähnte Nutzung und Verarbeitung von Metadaten durch WhatsApp. Für die Datenverarbeitung personenbezogener Daten bedarf es einer Rechtfertigung auf gesetzlicher Grundlage. Da Dienste wie WhatsApp nicht dem Fernmeldegeheimnis unterliegen, schließt das Gesetz die Nutzung dieser Informationen zumindest vorerst nicht ausdrücklich aus. Dieses Problem wird in der Regel durch den Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO gelöst. Vereinfacht gesagt verbietet der Vertrag die eigenständige Nutzung von Kundendaten durch den Auftragnehmer. Durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist die Übermittlung solcher Metadaten an den Dienstleister (WhatsApp) datenschutzrechtlich gerechtfertigt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt mit AV-Vertrag datenschutzkonform und bedarf keiner gesonderten Einwilligung des Kunden. Die Standard-Version von WhatsApp bietet keine Möglichkeit, einen Auftragsverarbeitungvertrag abzuschließen. Bei WhatsApp Business wird ein AV-Vertrag mit dem Herunterladen der App und dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen automatisch abgeschlossen.
Problem Nr. 2: Zugriff auf Kontaktdaten
Das vielleicht bekannteste Datenschutzproblem ist der Upload von Adressbuchdaten des Nutzers zu WhatsApp. Kontaktdaten werden auf WhatsApp-Servern in den USA gespeichert und mit den Daten anderer Nutzer abgeglichen. Im Gegensatz zu einigen anderen Messengern werden Kontaktdaten bei WhatsApp unverschlüsselt gespeichert. Unternehmen müssen die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung einzelner Kontakte nachweisen können. Eine Übermittlung der Kontaktdaten an WhatsApp ist auf Grundlage einer Interessenabwägung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig, sofern der übermittelte Kontakt WhatsApp benutzt. Wenn der Kontakt nicht über ein eigenes WhatsApp-Konto verfügt, ist diese Rechtsgrundlage nicht anwendbar, da die Interessen des Betroffenen aufgrund der Übermittlung der Daten in ein Drittland überwiegen. Zusammengefasst ist der Zugriff auf Kontaktdaten also nur in dem Ausnahmefall, dass sämtliche übermittelte Kontakte bereits ein WhatsApp Konto besitzen, datenschutzrechtlich unbedenklich. Daher ist das Hochladen von Adressdaten auch der Hauptkritikpunkt von Behörden in Deutschland und Europa.
Problem Nr. 3: Unverschlüsselte Backups
Ein weiteres Problem betrifft Backups von Nachrichtenverläufen, die in der Cloud gespeichert werden. Auch wenn alle WhatsApp Nachrichten, Sprachnotizen, Fotos, Videos, Dokumente und sonstige Daten grundsätzlich durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung geschützt sind, unterliegen Backups in der Regel nicht diesem zusätzlichen Schutz. Die Verwendung von Backups mag im Hinblick auf die Wiederherstellung im Falle eines Verlustes sinnvoll erscheinen, ist aber nicht mit der DSGVO vereinbar. Diese Funktion sollte von Unternehmen ständig deaktiviert sein, um personenbezogene Daten von Kunden zu schützen und sich in diesem Aspekt datenschutzkonform zu verhalten.
Um professionellen Unternehmen eine sichere, skalierbare und DSGVO-konforme Lösung zu bieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hat Facebook im August 2018 die WhatsApp Business API eingeführt. Diese Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ermöglicht es Unternehmen, unbegrenzt WhatsApp-Nachrichten von ihren Kunden zu empfangen und zu beantworten.
Im Gegensatz zur WhatsApp Business App kommt die API selbst ohne eine Benutzeroberfläche aus. Die API verbindet WhatsApp mit einem professionellen Messaging-Tool, wie es zum Beispiel WhatsBewerbung by Mateo anbietet. Unternehmen integrieren den Endpunkt der WhatsApp API in die Software eines offiziellen WhatsApp Business Solution Anbieters. WhatsBewerbung by Mateo ist ein solcher Provider und offeriert Unternehmenskunden mit der hauseigenen Software die entsprechende Integration in eine übersichtliche Benutzeroberfläche.
Dadurch, dass die Benutzeroberfläche mitsamt aller technischen Eigenheiten nicht von WhatsApp, sondern von einem Business Solution Anbieter bereitgestellt wird, kann sich die DSGVO-Konformität je nach Anbieter unterscheiden.
Die Verwendung der Messaging Software von WhatsBewerbung ist 100% DSGVO-konform. WhatsApp und dritte Unternehmen können nicht auf das im Endgerät gespeicherte Adressbuch zugreifen. Auch das aus datenschutzrechtlicher Sicht problematische Cloud-Backup ist deaktiviert. Die Übermittlung von Metadaten an WhatsApp kann aus technischen Gründen durch alle Business Solution Anbieter, also auch durch WhatsBewerbung by Mateo, nicht vermieden werden. Durch den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit WhatsApp ist das Messaging-Tool von WhatsBewerbung aber auch in diesem Aspekt datenschutzkonform. Die Stationierung von WhatsBewerbungs Servern in Deutschland und die Möglichkeit zur Löschung einzelner oder sämtlicher Kommunikations- und Kundendaten bieten zusätzliche Sicherheit beim Datenschutz.
Die Integration von WhatsApp in den Bewerbungsprozess bietet Unternehmen eine moderne und effiziente Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Gleichzeitig stellt der Datenschutz bei der Nutzung von WhatsApp eine bedeutende Herausforderung dar. Unternehmen müssen gewährleisten, dass sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die der DSGVO, strikt einhalten, um die Sicherheit und Privatsphäre der Bewerber zu schützen.
Um die DSGVO einhalten zu können, müssen Unternehmen zwingend auf die Nutzung der herkömmlichen WhatsApp Business App verzichten. Denn bei der Nutzung von WhatsApp Business gibt es aus datenschutzrechtlicher Sicht drei große Probleme: Die Verarbeitung personenbezogener Metadaten, den Zugriff auf Kontaktdaten und unverschlüsselte Backups. Doch es gibt eine datenschutzkonforme Lösung für Unternehmen, die Bewerbungen per WhatsApp ermöglichen möchten: Die Nutzung der WhatsApp API Schnittstelle. Mit einem geeigneten WhatsApp API Anbieter, wie beispielsweise WhatsBewerbung, kann somit WhatsApp Recruiting betrieben werden, das aus Sicht des Datenschutzes völlig unbedenklich ist.
Abschließend ist zu betonen, dass der verantwortungsvolle Umgang mit Bewerberdaten nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Professionalität gegenüber den Bewerbern ist. Ein datenschutzkonformer Einsatz von WhatsApp kann somit nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch das Ansehen des Unternehmens stärken und ein positives Bewerbungserlebnis schaffen.
Weil sich mit WhatsApp ein datenschutzkonformes und zugleich hocheffektives Recruiting betreiben lässt und WhatsApp viele weitere Vorteile im Bewerbermanagement bietet, setzen wir bei WhatsBewerbung auf genau diesen Kommunikationskanal. Wir haben bereits etlichen Unternehmen geholfen, das Recruiting mit WhatsApp zu optimieren. Mit WhatsBewerbung optimieren Sie Ihr Recruiting durch die Integrationen in andere Softwareprogramme, automatisierte Bewerberkommunikation, eine unkomplizierte Benutzeroberfläche, ein begeisterndes Bewerbererlebnis und nicht zuletzt durch die wie gewohnt kurzen Antwortzeiten auf WhatsApp. Von folgenden Eigenschaften sind unsere Kunden besonders begeistert:
• WhatsApp-Fokus: Unsere Software erfüllt die Anforderungen für eine nahtlose Abwicklung von Bewerbungen über WhatsApp. Probiere gerne aus, wie eine automatisierte Bewerbung über WhatsBewerbung abläuft. Einfach rechts neben dem Artikel das Formular ausfüllen.
• Datenschutz: Konformität mit DSGVO-Richtlinien und eine Ende-zu-Ende verschlüsselte Kommunikation.
• Benutzerfreundlichkeit: Leichte Integration in Ihre Prozesse mit umfassenden Verwaltungs- und Kommunikationstools.
• Effizienz: Beschleunigen Sie Ihren Bewerbungsprozess und reduzieren Sie den Arbeitsaufwand mit unserer Lösung.
• Kundenservice: Schnelle Unterstützung und Schulungen durch unser Expertenteam.
• Integrationen: Kombinieren Sie vorhandene HR-Systeme nahtlos mit WhatsApp Recruiting.
Mit WhatsBewerbung by Mateo als Partner sind Sie optimal gerüstet, um Bewerbungen über WhatsApp effizient und erfolgreich zu empfangen. Wir sind stolz darauf, Unternehmen bei der Modernisierung ihres Bewerbungsprozesses zu unterstützen und ihnen zu helfen, talentierte Bewerber anzuziehen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren!
